Busy og JCP PRAD.
JCP PRAD er en del av kommunikasjonshuset JCP, og består av mennesker med spisskompetanse innen PR, reklame, innholdsproduksjon og community management. Byrået har fått en rekke utmerkelser for arbeidet sitt, hvor de både i 2019 og 2020 ble kåret til «Årets Reklamebyrå» av Dagens Næringsliv. De har blant annet utviklet kampanjer for blant andre Finn.no, Røde Kors, OBOS og Tine.
Kontroll på timebudsjettene er avgjørende
– Med en solid vekst de siste årene har det vært kritisk å ha god kontroll på timebudsjettene for hvert enkelt prosjekt. I selskapet har vi prosjektledere som planlegger arbeid for de ansatte frem i tid, typisk på mandagsmøter. Den planlagte tiden sammenlignes opp mot budsjett og ender til slutt opp som det endelige timegrunnlaget, forteller Camilla Hovind, som er Head of Operations i JCP.
– Hvilke utfordringer har dere hatt tidligere tilknyttet timeføring og planlegging?
– Utfordringen var at vi hadde veldig mange systemer. Vi hadde ett veldig dårlig timeføringssystem og gjorde planlegging av tid for de ansatte i Excel. Prosessen vår var i stor grad manuell, hvor vi sammenlignet det som lå i timeføringen med det som var planlagt i Excel. Dette gjorde også at vi ikke fikk tatt ut noen gode rapporter, og vi manglet i stor grad kontroll og oversikt over medgått tid i prosjektene.
Planleggingen snakket altså ikke med timeføringen, sier Hovind.
– Hvordan har Busy løst utfordringene?
– Vi har fått kontroll på timebudsjettene for hvert enkelt prosjekt og timeføringen – samt hvor mye folk jobber og når de jobber. Vi får også ut gode rapporter, noe vi ikke hadde før – så dette er jo helt nydelig. Som byrå kan vi både trafikkere tid og føre timer i ett og samme system, noe som er supert for oss, sier Hovind.
Sømløs kobling med 24SevenOffice
– Hvordan har koblingen mellom Busy og 24SevenOffice fungert for dere?
– Vi har lenge benyttet 24SevenOffice som økonomisystem for konsernet. Økonomiavdelingen vår oppretter alltid prosjekter for regnskap og fakturering. Nå kommer hele prosjektlisten rett inn i Busy, noe som gjør at det alltid ligger klart og vi kan starte planlegging og timeføring med en gang, sier Hovind.
Kjempefornøyde med produktet
– Hvor fornøyde har dere vært med oppfølgingen og Busy som timeføring?
– Service og oppfølging har vært topp. Når vi har hatt et behov har Busy vært løsningsorienterte. Vi har også vært kjempefornøyde med ny funksjonalitet som har kommet – det er gjerne ting vi ikke visste vi hadde behov for, før vi fikk det. Vi er virkelig fornøyde, sier Hovind.