Timeregistrering: Alt du trenger å vite om loggføring av arbeidstid

Timeoversikten: En del av HMS-arbeidet

Å føre timer er ikke bare en administrativ oppgave; det er et verktøy for å sikre rettferdighet, effektivitet og overholdelse av arbeidsmiljøloven. Alle arbeidsgivere må ta stilling til hvordan de skal holde oversikt over ansattes timer.

En arbeidsgiver er nemlig pliktig til å ha skriftlig dokumentasjon på arbeidstiden til hver enkelt ansatt. Dette er en del av HMS-arbeidet i bedriften, og skal sørge for en forsvarlig arbeidstid blant de ansatte.

Hvordan man skal holde denne oversikten er valgfritt. Ofte bestemmes det i et samarbeid mellom arbeidsgiver, ansatte og tillitsvalgte. Det betyr ikke at man må innføre timeføring, men det er likevel en svært populær metode for egenrapportering av arbeidstid. Dette sikrer at arbeidsgiver kan overholde plikten til å vite hvor mye den enkelte har arbeidet, uten å måtte overvåke ansatte. Samtidig gir det god innsikt i bedriftens timeforbruk.

Hvilke krav stilles til timeoversikten?

Det er ingen formelle krav til hvordan timeoversikten skal se ut. Dette er grunnen til at praksisen varierer fra sted til sted, med for eksempel timelister i Excel, stemplingsur og digitale programvarer for timeregistrering. Noen velger også å holde oversikten med timelister på papir. Likevel må oversikten tilfredsstille noen krav.

Den skal vise:

• Dag og tidspunkt arbeidet
• Antall timer arbeidet
• Antall timer overtid
• Hvor stor del av dagen pausene utgjør
• Eventuell passiv arbeidstid, altså timer der man har vært i beredskap

Hvem skal føre timer?

Arbeidsgiver skal ha oversikt over arbeidstiden til alle ansatte, uansett virksomhet.*

Dette gjelder også de med ledende eller særlig uavhengig stilling. Selv om disse stillingene er unntatt fra ordinære regler om arbeidstid og overtid, skal man fremdeles sørge for at de har en forsvarlig arbeidstid, og en god balanse mellom arbeid og fritid. 

*Virksomheter innen veitransport

Virksomheter innenfor veitransport må ikke bare registrere arbeidstid, men også loggføre kjøre- og hviletider ved hjelp av fartsskriver. Bruk av fartsskrivere alene er ikke nok til å sikre at arbeidstidene holder seg innenfor de lovgitte rammene. Les mer om fartsskrivere hos Statens vegvesen.

Fleksitidsordning: Timeregistrering med timebank

Har du fleksitidsordning på jobben, er dette en meget god grunn til å føre timer. Fleksitid vil si at ansatte selv kan bestemme når de ønsker å jobbe, innenfor en gitt ramme. Da vil man ha mulighet til å opparbeide seg mertid, for å avspasere disse timene senere.

Bruk av fleksitid krever en et system der man kan holde oversikt over ansattes timesaldo, slik at de totalt sett ikke jobber for mye eller for lite. Mange lar de ansatte registrere dette selv i et manuelt regneark eller på papir, men dette er ikke en oversiktlig ordning for verken ansatte eller ledere. Av denne årsaken kan apper for timeregistrering ofte synkroniseres med en timebank. Ved å registrere timer i et system med timebank får man oversikt over timesaldoen på grunnlag av timene som føres.

Kan arbeidsgiver stryke timer?

Har du opplevd at sjefen har endret timelistene dine, for eksempel ved å endre start- og sluttidspunkt, eller ved å slette timer?

Arbeidsgiver har ikke lov å stryke timer du faktisk har jobbet. Dette gjelder også ved eventuell mertid eller overtid.

Ved fleksitidsordning er det arbeidsgivers ansvar å sørge for at mertid blir kompensert, ved for eksempel utbetaling eller avspasering. Timene kan ikke slettes. Derimot er det ikke opp til arbeidstaker alene å bestemme når ekstra timer skal avspaseres. Dette må avtales mellom begge parter på forhånd.

Timeregistrering for korrekt fakturering, lønn og rapportering

Timeregistrering er ikke bare et nyttig verktøy for å sørge for at lover og regler blir overholdt.

Det er vel så viktig for å sikre at tiden blir brukt optimalt, at lønn blir utbetalt med korrekt beløp, og at bedriften tar seg riktig betalt for produkter og tjenester.

Det er i grunn få grenser for hva du kan få ut av timeregistreringen. Dersom du ønsker kan du få gode oversikter over prosjekter, lønnsomhet og kapasitet, men også nyttige koblinger til fakturering, lønnssystem og regnskap. Med andre ord er timeføringssystemet et godt verktøy for å øke verdiskapningen i selskapet.

Timeføring som grunnlag for faktura

For bedrifter som fakturerer timer eller prosjekter, er det viktig å kunne registrere tiden og kostnadene som arbeidet medfører. Det er lovfestet i Forskrift om bokføring § 5-14 å ha dokumentasjon på alt som faktureres. Et godt timeføringssystem lar deg derfor registrere både intern og fakturerbar tid, i tillegg til eventuelle material- eller produktkostnader. Slik er du sikret å kunne levere dokumentasjon på forespørsel, samtidig som du vet akkurat hva prosjektet har kostet deg i både tid og penger. Dette er vel så viktig for at du skal kunne sette en passende pris – som sikrer deg fortjeneste.

Timeføring som grunnlag for lønn

Timeføring og lønn er tett knyttet sammen, for i mange bransjer er lønnen avhengig av timer og overtid. Dersom du har ansatte med timelønn, vil antall timer arbeidet avgjøre hvor mye lønn den ansatte skal få. Også ansatte med fastlønn kan dra nytte av å føre timer, for eksempel om de har jobbet overtid. Ved bruk av timeregistrering kan arbeidsgiver sikre at lønnsgrunnlaget er riktig, og mange timeføringssystemer kan dessuten sende grunnlaget direkte til et lønnssystem.

Få innsikt i tidsbruk med time- og prosjektrapporter

En stor fordel med å føre timer er at det gir bedre innsikt i hvordan tiden brukes i selskapet. Mange timeføringssystemer rapporterer på data som er knyttet til timene, for eksempel på prosjekt- og ansattlønnsomhet, faktureringsgrad, dekningbidrag, tidsfordeling mellom ansatte, tidsfordeling på prosjekter og lignende.

Analysering av tidsbruk er kanskje særlig viktig for bedrifter som lever av å selger timer, for eksempel rådgivere, konsulenter og håndverkere. Med et godt timeføringsverktøy kan denne informasjonen brukes til både å effektivisere tiden og øke lønnsomheten.

Hvilket timeføringssystem bør jeg velge?

Når du skal velge deg et timeføringssystem, bør du ta i betraktning hvilke behov dere har. Er dere en stor eller liten bedrift? Ønsker dere et digitalt og automatisert system, eller er det OK med mer manuelt arbeid? Behøver dere å hente ut rapporter? Trenger dere timebank? Fakturerer dere for timer og prosjekter?

Ideelt sett bør programvaren eller løsningen dere velger dekke flere av behovene, slik at dere slipper å forholde dere til flere ulike systemer. Dette kan i verste fall skape forvirring og frustrasjon hos de ansatte. 

Du bør også ta selskapets størrelse i betraktning, og eventuelle vekstambisjoner. Timeregistrering for små bedrifter er ofte svært enkle systemer med færre funksjoner, men etter hvert som selskapet vokser kan behovene endre seg. Har du vekstambisjoner bør systemet kunne skaleres.

Busy: Timeregistrering for små og store bedrifter

Busy er et timeføringssystem der ansatte kan føre timer med dra og slipp-funksjon på en visuell tidslinje. I tillegg er det mulig å bruke både timeliste eller stemplingsur fremfor tidslinje, dersom man ønsker det. Systemet finnes på web og mobil, for både iPhone og Android. 

I tillegg til den raske og enkle timeregistreringen, har verktøyet egen modul for planlegging av tid, kapasitetsoversikt over ansatte, timebank for fleksitidsordning, prosjekt- og timerapporter og ordreopprettelse til fakturering.

Systemet er utmerket å bruke for deg som selger timer, men også om du kun ønsker enkel timeføring og oversikt over timeforbruket ditt. Ved hjelp av tre ulike planer kan du skalere systemet etter behov – og dersom du kun trenger én bruker er applikasjonen helt gratis.