Busy Blogg
Apriil Reklame fant et timeføringsverkøy likt av både kreative og prosjektledere

September 21, 2023

Apriil Reklame fant et timeføringsverkøy likt av både kreative og prosjektledere

Publisert av:
Mira Malene Zeiffert

Apriil Reklame syntes det var vanskelig å få kreative ansatte til å føre timer. Da de prøvde et verktøy utviklet av designere selv, opplevde de endelig at hele byrået faktisk trivdes med timeføringsverktøyet – både prosjektlederne, men også de kreative.

Apriil er et nettverk av ulike selskaper som leverer tjenester innenfor reklame, design, PR, media, event og kongress.

Selve reklamebyrået, Apriil Reklame, fusjonerte med Reklamekollektivet i løpet av våren 2023. Med på kjøpet fikk de Busy, som Reklamekollektivet hadde brukt siden høsten 2022.

– Det er jo pain generelt å få kreative mennesker til å føre timer, forteller byråleder Susanne Svendsen.

I likhet med mange andre reklamebyråer, hadde Apriil opplevd det som vanskelig å få ansatte til å loggføre timer. Da de byttet system var derfor viktig å finne noe som fungerte for alle

– Med Busy har de kreative faktisk lyst til å bruke verktøyet. Det er veldig lett for dem å bare trekke en linje på tidslinjen. Man finner prosjektene veldig lett, og det er enkelt å komme i gang, forteller prosjektleder i byrået, Emilie Sørensen.

– Vi har designere hos oss som elsker Busy, og som skryter veldig av Busy, fordi det krever så lite å ta i bruk, sier hun.

Enklere fusjonering og organisering av tid

Som en del av fusjoneringen av de to byråene har Apriil Reklame – som det nye byrået også heter – omstrukturert en del gamle rutiner. De har blant annet blitt flere mennesker, men også laget nye team.

– Vi har blitt fem «pods», altså team med prosjektledere og ansatte, forteller Susanne.

Byrået har derfor hatt stort behov for oversikt, og opplever at Busy gjør organiseringen enklere:

– Det å kunne samkjøre teamene og få tiden til å gå opp er veldig mye lettere med Busy enn det har vært tidligere, da vi brukte Toogl, sier hun.

– Oppstartsprosessen gikk utrolig fort

Det var Reklamekollektivet som oppdaget Busy allerede i 2019. De tok imidlertid ikke verktøyet i bruk før i 2022, men derfra var oppstarten rask.

– Vi var faktisk litt usikre til å begynne med, så vi dobbeltførte, gjerne fra det programmet vi allerede brukte, forteller Emilie. 

Likevel tok det ikke lang tid før usikkerheten ga seg. Byrået dobbeltførte timer i omtrent to uker, før de gikk rett over til Busy.

– Folk skal jo bli litt husvarme, tørre å bruke det og føle seg komfortable. Men den prosessen gikk utrolig fort, sier hun.

«Gamification» av timeregistreringen

Det Apriil Reklame liker aller best med Busy er brukervennligheten og designet.

– Det er veldig intuitivt og føles nesten som “gamification” av timeføringen, noe som hjelper veldig for å motivere til å bruke det. Selv bare fargene og designet generelt gjør at det funker bedre for oss, sier Susanne.

Som prosjektleder synes Emilie det er nyttig å kunne planlegge for flere om gangen, og legge inn repeterende hendelser. Hun nevner dessuten oppgavefunksjonen, som gir god oversikt over tid som er medgått til de ulike oppgavene.

– Jeg liker også kalenderintegrasjonen. Da kommer kalenderen automatisk inn i tidslinjen og planleggingen, sier hun. 

– Og for oss som på slutten av måneden skal se over ting og fakturere, så er vi integrert med Tripletex. Det fungerer veldig bra, og sparer oss for masse tid, sier Susanne.

Byrået har blitt så glad i Busy at de ønsker å bruke verktøyet til så mye som mulig, og blir overrasket når det er funksjoner det ikke har.

– Vi synes alt er bra, vi vil bare ha mer. Kanskje fremtidens Busy har større fokus på at man kan jobbe fra hvor som helst, og har enda bedre oversikt over hvor alle menneskene befinner seg, sier Susanne.

Vil du teste Busy? Prøv demomiljøet her!

Vil du vite mer om Busy?

Fyll inn skjemaet under, så kontakter vi deg for en rask intro.