– Det er jo pain generelt å få kreative mennesker til å føre timer, forteller byråleder i Apriil Reklame, Susanne Svendsen.
Apriil er et nettverk av ulike selskaper som leverer tjenester innenfor reklame, design, PR, media, event og kongress. Selve reklamebyrået, Apriil Reklame, fusjonerte med Reklamekollektivet i løpet av våren 2023. Med på kjøpet fikk de Busy, som Reklamekollektivet hadde brukt siden høsten 2022.
I likhet med mange andre reklamebyråer, hadde Apriil opplevd det som vanskelig å få ansatte til å loggføre timer. Da de byttet system var derfor viktig å finne noe som fungerte for alle.
– Med Busy har de kreative faktisk lyst til å bruke verktøyet. Det er veldig lett for dem å bare trekke en linje på tidslinjen. Man finner prosjektene veldig lett, og det er enkelt å komme i gang, forteller prosjektleder i byrået, Emilie Sørensen.
– Vi har designere hos oss som elsker Busy, og som skryter veldig av Busy, fordi det krever så lite å ta i bruk, sier hun.
Knirkefri fusjonering med hjelp av Busy
Som en del av fusjoneringen av Apriil og Reklamekollektivet har Apriil Reklame – som det nye byrået også heter – omstrukturert en del gamle rutiner. De har blant annet blitt flere mennesker, men også laget nye team.
– Vi har blitt fem «pods», altså team med prosjektledere og ansatte, forteller Susanne.
Byrået har i prosessen hatt stort behov for oversikt, og opplever at Busy gjør organiseringen enklere:
– Det å med én gang få alle inn i ett system, få timene fordelt, organisere grupper og få den oversikten har hjulpet oss veldig mye, sier hun.
– Man kan jo ofte miste effektivitet i en sånn overgangsfase, og der føler vi at Busy har hulpet oss.
– Oppstartsprosessen gikk utrolig fort
Det var Reklamekollektivet som oppdaget Busy allerede i 2019.
De tok imidlertid ikke verktøyet i bruk før i 2022, men derfra var oppstarten rask.
– Vi var faktisk litt usikre til å begynne med, så vi dobbeltførte, gjerne fra det programmet vi allerede brukte, forteller Emilie.
Likevel tok det ikke lang tid før usikkerheten ga seg. Byrået dobbeltførte timer i omtrent to uker, før de gikk rett over til Busy. Derfra tok de programvaren med seg inn i fusjoneringen med Apriil Reklame.
– Folk skal jo bli litt husvarme, tørre å bruke det og føle seg komfortable. Men den prosessen gikk utrolig fort, sier hun.
«Gamification» av timeregistreringen
Det Apriil Reklame liker aller best med Busy er brukervennligheten og designet:
– Det er veldig intuitivt og føles nesten som “gamification” av timeføringen, noe som hjelper veldig for å motivere til å bruke det, sier Susanne.
Som prosjektleder synes Emilie det er nyttig å kunne planlegge for flere om gangen, og legge inn repeterende hendelser. Hun nevner dessuten oppgavefunksjonen, som gir god oversikt over tid som er medgått til de ulike oppgavene.
– Jeg liker også kalenderintegrasjonen. Da kommer kalenderen automatisk inn i tidslinjen og planleggingen, sier hun.
– Og for oss som på slutten av måneden skal se over ting og fakturere, så er vi integrert med Tripletex. Det fungerer veldig bra, og sparer oss for masse tid, sier Susanne.
Byrået har blitt så glad i Busy at de ønsker å bruke verktøyet til så mye som mulig, og blir overrasket når det er funksjoner det ikke har.
– Vi synes alt er bra, vi vil bare ha mer. Kanskje fremtidens Busy har større fokus på at man kan jobbe fra hvor som helst, og har enda bedre oversikt over hvor alle menneskene befinner seg, sier Susanne.
