Ă holde oversikt over prosjekter og budsjetter er en sentral del av prosjektledelsen, og det er viktig Ă„ ha et verktĂžy som tilrettelegger for mest mulig kontroll. Derfor har vi en god nyhet til alle som benytter seg av prosjekter i Busy: NĂ„ fĂ„r du enda bedre oversikt, smartere funksjonalitet og en bedre brukeropplevelse. FĂ„ maksimalt ut av prosjektene med denne store oppdateringen av rapporter! đ€©
â
Det er mye som nĂ„ ser annerledes ut i rapporter. Ăverst i har det kommet flere faner: dashbord, budsjettrapport, timerapport og lĂžnnsrapport (1). PĂ„ bildet under ser du hvordan dashbord-fanen kan se ut. Fra denne siden fĂ„r du oversikt over status pĂ„ pĂ„ prosjektbudsjett (2) og snarveier til de rapportene du kommer til Ă„ ha mest nytte av; i dette tilfellet tid pĂ„ prosjekter denne mĂ„neden (3), tid per ansatt denne mĂ„neden (4), timer som venter utfakturering (5), ferie og fravĂŠr de neste to mĂ„nedene (6) og manglende timeregistrering per ansatt. Hvilke snarveier du fĂ„r opp her er avhengig av hvilken plan du er pĂ„ â noen vil fĂ„ fĂŠrre snarveier og andre vil fĂ„ fler.
â
Her fĂ„r du en nyttig oversikt over dine tre mest interessante prosjekter, og slik kan du alltid fĂžlge med pĂ„ hvordan de ligger an i forhold til budsjettet. I tillegg ser du nĂ„r noen sist fĂžrte tid pĂ„ prosjektet. Trykk pĂ„ de ulike prosjektene for Ă„ komme til prosjektrapporten.â
â
â
Dette er en rapport du vil kunne fÄ opp dersom du har kunder aktivert i Busy. NÄr du trykker pÄ denne kommer du inn pÄ timerapporten, automatisk gruppert etter kunder og prosjekter. Her du bÄde kan se tid fÞrt pÄ hver enkelt kunde og tid fÞrt uten tilhÞrende kunde.
NÄr du klikker pÄ denne snarveien kommer du til timerapport gruppert brukere og prosjekter. Du vil da fÄ opp timeliste for de ansatte, og nÄr du klikker pÄ en enkelt person vil du kunne se hvor mye tid vedkommende har brukt pÄ hvert enkelt prosjekt.
â
ââ
Denne snarveien tar deg videre til timerapport gruppert etter prosjekter og arbeidstyper. Her fÄr du oversikt over registrert tid pÄ de ulike prosjektene som enda ikke har blitt fakturert.
â
â
NĂ„r du klikker pĂ„ denne vil du fĂ„ en oversikt over alle arbeidstypene som inkluderer fravĂŠr, for eksempel ferie, permisjon og avspasering. Her ser du hvor mye fravĂŠr som er planlagt for de neste mĂ„nedene.Â
â
Denne rapporten tar deg til timekontrollsrapporten i timebanken. Her fÄr du oversikt over hvor mange timer som er fÞrt hver dag, presentert med fargekoder. Du tenker kanskje at den ligner pÄ vÄr planlegger? Timekontrollsrapporten er basert pÄ planleggeren, men viser registrerte timer bakover i tid, i tillegg til planlagt tid for de kommende ukene. GrÞnn farge betyr at den ansatte har jobbet tilsvarende kapasitet. BlÄ betyr at den ansatte har jobbet mer enn kapasitet. Det er imidlertid den rÞde fargen som betyr at den ansatte mangler timer.
â
Til hÞyre i dashbordet finner du en seksjon som heter «Finn rapporter». Her kan du fÄ tilgang til rapporter for de ulike prosjektene, men ogsÄ for brukere og arbeidstyper.
NÄr du klikker pÄ et av prosjektene i denne seksjonen vil du fÄ en full rapport for prosjektet, eventuelt for kunden eller arbeidstypen du har valgt. Den ligner pÄ rapportene slik du kjenner de fra fÞr, men har nÄ blitt enda bedre.
â
Tidligere kunne budsjett kun legges inn fra prosjektinnstillingene, men nÄ kan du legge inn eller justere budsjettet ogsÄ fra prosjektrapporten. Det gjÞres helt enkelt ved Ä klikke pÄ budsjett og fylle inn detaljene i vinduet som dukker opp. I likhet med dette kan du ogsÄ endre faktureringsinnstillingene pÄ samme mÄte: klikk pÄ fakturerbar tid og gjÞr endringene du Þnsker.
I rapportene har det kommet en ny seksjon som heter «Nylig registrerte timer». Som navnet tilsier vil du her kunne se timer som nylig har blitt registrert pÄ prosjektet, slik at prosjektleder enkelt kan fÞlge med pÄ aktiviteten.
NĂ„ er det mindre begrensninger for tidsperspektivet i prosjektrapporten. Velg Ă„ se rapporten for en uke, en mĂ„ned, et kvartal, et Ă„r eller hele prosjektets levetid. Du kan ogsĂ„ velge et egendefinert tidsperspektiv med fra- og til-dato.Â
â
I tillegg har det kommet flere faner under prosjektrapporten. Under «Timer» ligger en full timeliste for prosjektet. «Oppgaver» fÄr du opp dersom du har dette aktivert. Under denne fanen fÄr du presentert tiden som er registrert pÄ de ulike oppgavene, og kan sammenligne dette med estimert tidsbruk. Dessuten fÄr 24SevenOffice-brukere opp «Kostnader», hvor man fÄr oversikt over alle produkter tilknyttet prosjektet med antall, innpris, utpris og totalpris.
â
I tillegg til de nye funksjonene du kan lese om ovenfor har vi gjort smÄ visuelle og praktiske endringer i hele rapportfunksjonaliteten. Blant annet har vi Þkt kontrast pÄ farger og endret plassering pÄ tall, sÄnn at du som bruker skal fÄ en bedre opplevelse nÄr du benytter Busys rapporter.
â
Med alle disse endringene har rapportfunksjonaliteten Busy fÄtt en stor forbedring, og flere vil det bli. Utover hÞsten har vi planer om Ä lansere enda mer funksjonalitet, blant annet muligheten for Ä lagre egendefinerte rapporter. Husk at du alltid kan ta kontakt med oss i chatten nede til hÞyre dersom du Þnsker deg spesielle funksjoner i rapportene eller andre deler av Busy, sÄ vil vi gjÞre vÄrt beste for Ä innfri dine Þnsker.
